Responsabilisation et mention publique du soutien obtenu


Aperçu
Sommaire des exigences en matière de responsabilisation et de mention publique du soutien obtenu et dates limites à respecter
Mention publique du soutien obtenu
Établir et communiquer les objectifs de rendement, les indicateurs de rendement et les résultats cibles
Que sont les objectifs de rendement, les indicateurs de rendement et les résultats cibles?
Stratégie de communication
État des dépenses
Rapport sur les résultats
Soutien technique
Renseignements supplémentaires


Aperçu

L’aide offerte par le Fonds de soutien à la recherche constitue un investissement des contribuables canadiens. Pour que le programme soit conforme aux exigences en matière de responsabilisation à l’égard de l’utilisation des fonds, on doit communiquer aux intervenants du programme et à la population canadienne le nom des établissements qui obtiennent une subvention et les informer de la manière dont les fonds sont utilisés en vue d’atteindre les objectifs du programme. Pour s’acquitter de leurs responsabilités à l’endroit des intervenants (chercheurs, organismes affiliés, partenaires de l’industrie, contribuables canadiens et autres), les établissements qui reçoivent une subvention doivent faire mention publiquement du soutien obtenu et informer les chercheurs et le milieu canadien de la recherche de la valeur et des retombées du programme.

Le tableau ci-dessous présente le sommaire des exigences en matière de responsabilisation et de mention publique du soutien obtenu ainsi que les dates limites à respecter. Ces exigences varient en fonction du montant de la subvention. Les établissements doivent se conformer aux exigences qui correspondent au montant de leur subvention pendant les trois étapes du cycle de vie du programme, soit la demande de subvention, la période visée par la subvention et la fin de la période visée par la subvention. 

Sommaire des exigences en matière de responsabilisation et de mention publique du soutien obtenu et dates limites à respecter

Tâche à exécuter Subvention de 530 000 $ ou plus Subvention de 25 000 $ à 530 000 $ Subvention de moins de 25 000 $ Date limite à respecter
Exigences relatives à la demande de subvention
Publier, dans le site Web de l’établissement, une définition des coûts indirects de la recherche et des exemples concrets des dépenses engagées par l’établissement pour gérer les travaux de recherche financés Obligatoire Obligatoire Non obligatoire, mais souhaitable Avant la date limite fixée pour la présentation de la demande

Publier, dans le site Web de l’établissement, une description du programme du Fonds de soutien à la recherche ainsi qu’un lien vers le site Web du Fonds

Obligatoire Obligatoire Non obligatoire, mais souhaitable Avant la date limite fixée pour la présentation de la demande
Publier, dans le site Web de l’établissement, une liste exhaustive de tous les organismes affiliés, le cas échéant Obligatoire Obligatoire Non obligatoire, mais souhaitable Avant la date limite fixée pour la présentation de la demande
Publier, dans le site Web de l’établissement, un aperçu de la façon dont l’établissement répartit les fonds de la subvention entre les cinq catégories de dépenses Obligatoire Obligatoire Non obligatoire, mais souhaitable Avant la date limite fixée pour la présentation de la demande

Établir les objectifs de rendement de l’établissement ainsi que les indicateurs s’y rapportant, les publier sur le site Web de l’établissement et insérer le lien dans le formulaire de validation des organismes affiliés

Obligatoire Non obligatoire, mais souhaitable Non obligatoire, mais souhaitable Avant la date limite fixée pour la présentation de la demande
Exigence relative à la période visée par la subvention
Élaborer et mettre en œuvre la stratégie de communication mentionnée dans le formulaire de validation des organismes affiliés Obligatoire Obligatoire Non obligatoire, mais souhaitable   En continu
Exigences relatives à la fin de la période visée par la subvention
Remplir l’état des dépenses et le présenter dans le site extranet du Fonds de soutien à la recherche Obligatoire Obligatoire Obligatoire

Le 30 juin de l’exercice financier subséquent  

Remplir le rapport sur les résultats et le présenter au moyen de FluidSurveys; ce rapport doit fournir des renseignements détaillés sur la mise en œuvre de la stratégie de communication Obligatoire Obligatoire Non obligatoire, mais souhaitable

Le 30 juin de l’exercice financier subséquent  

Publier, dans le site Web de l’établissement, le rapport sur les objectifs de rendement de l’établissement Obligatoire Non obligatoire, mais souhaitable Non obligatoire, mais souhaitable

Le 30 juin de l’exercice financier subséquent  

Tout établissement qui ne satisfait pas aux exigences au plus tard à la date limite indiquée renonce à la subvention ou s’expose à l’interruption des versements. Le non-respect des exigences peut également compromettre l’admissibilité future à d’autres subventions du Fonds de soutien à la recherche. Les fonds auxquels l’établissement aura renoncé, le cas échéant, seront redistribués aux établissements admissibles à la suite d’un calcul ultérieur.

Les établissements doivent continuer de se conformer aux exigences en matière de responsabilisation et de mention publique du soutien obtenu pendant toute la période visée par la subvention pour demeurer admissibles au programme. Les établissements sont tenus d’afficher l’information relative à ces exigences (présentée par exercice financier) sur leur site Web pendant cinq ans au moins.


Mention publique du soutien obtenu

Pour conserver leur admissibilité à une demande de subvention au Fonds de soutien à la recherche, les établissements admissibles à une subvention de 25 000 $ ou plus doivent publier sur leur site Web l’information ci-dessous au plus tard à la date limite de présentation de la demande :

  • une description des coûts indirects de la recherche, accompagnée d’exemples concrets du genre de dépenses qu’entraîne la gestion des travaux de recherche financés par les trois organismes subventionnaires fédéraux;
  • une description du Fonds de soutien à la recherche, y compris un lien vers le site Web du programme;
  • une liste exhaustive de tous les établissements affiliés, s’il y a lieu (y compris les affiliations principales, les sous-affiliations et les sous-sous-affiliations);
  • un aperçu de la façon dont l’établissement a réparti les fonds dans les cinq catégories de dépenses.

Établir et communiquer les objectifs de rendement, les indicateurs de rendement et les résultats cibles

Les établissements admissibles à une subvention de 530 000 $ ou plus doivent définir et communiquer publiquement leurs objectifs de rendement à l’égard de la subvention, y compris les indicateurs de rendement et les résultats cibles y correspondant. Ces renseignements doivent être affichés dans leur site Web au plus tard à la date limite de présentation de la demande. Les liens menant aux pages Web pertinentes doivent être fournis dans le formulaire de validation des organismes affiliés. Les établissements sont également tenus d’afficher dans leur site Web, au plus tard le 30 juin de chaque année, les résultats obtenus pendant la période de subvention précédente (la période de rapport s’étendant du 1er avril au 31 mars de chaque année).

Les établissements doivent inclure un lien vers leur page Web contenant les renseignements relatifs à leur rendement – renseignements qui figurent dans le rapport annuel sur les résultats.


Que sont les objectifs de rendement, les indicateurs de rendement et les résultats cibles?

Un objectif de rendement de l’établissement indique le rendement du capital investi souhaité et peut refléter une incidence nette (p. ex. une amélioration de la situation actuelle), un engagement continu (p. ex. le maintien de la situation actuelle) ou les deux. Les objectifs doivent correspondre à la façon dont l’établissement décide d’investir sa subvention dans l’une, plusieurs ou l’ensemble des cinq catégories de dépenses admissibles

Un indicateur de rendement est une unité de mesure ou un outil (quantitatif ou qualitatif) utilisé pour évaluer le succès d’un investissement ou d’une activité en particulier. Il revient à chaque établissement de décider quels indicateurs sont pertinents pour chacun de ses objectifs.

Un résultat cible désigne la modification ou le résultat à atteindre. Il doit être de nature quantitative ou qualitative et doit se fonder sur les objectifs de rendement formulés au début de l’exercice financier.

Exemples d’objectifs, d’indicateurs et de résultats

Des exemples d’objectifs de rendement, d’indicateurs de rendement et de résultats cibles sont présentés dans le tableau ci-dessous.

Catégorie de dépenses admissibles Extrant(dépense ou investissement associé à la subvention du Fonds de soutien à la recherche) Objectif de rendement Indicateur de rendement Résultat cible Résultat obtenu
Gestion et administration des activités de recherche d’un établissement X $ investis dans la mise à niveau du système d’information électronique des subventions et des bourses Augmentation du nombre de demandes de subventions et de bourses traitées Nombre de demandes de subventions et de bourses traitées pendant l’exercice 2016-2017 Augmentation de 5 %  du nombre de demandes de subventions et de bourses traitées en 2016-2017 par rapport au nombre de demandes traitées en 2015-2016

Objectif atteint :

Augmentation de 5 %  du nombre de demandes de subventions et de bourses traitées en 2016-2017 par rapport au nombre de demandes traitées en 2015-2016
Ressources pour la recherche X $ investis dans la création d’une base de données électronique par abonné contenant les ressources de recherche Maintien de l’accès  aux ressources de recherche offert aux professeurs Nombre de textes téléchargés à partir de la base de données par professeur en 2016-2017 Diminution de moins de 5 % du nombre de textes téléchargés en 2016-2017 par rapport au nombre de textes téléchargés en 2015-2016

Objectif atteint   :

Augmentation de 1 % du nombre de textes téléchargés à partir de la base de données par professeur en 2016-2017 par rapport au nombre de textes téléchargés en 2015-2016

 


Stratégie de communication

Les établissements admissibles à une subvention de 25 000 $ ou plus doivent élaborer une stratégie de communication liée au Fonds de soutien à la recherche et la mettre en œuvre activement tout au long de l’année de subvention. Par leurs efforts de communication, les établissements doivent faire connaître la valeur du programme et ses retombées à la communauté des chercheurs et au milieu canadien de la recherche (chercheurs, établissements affiliés, partenaires de l’industrie, contribuables canadiens et autres).

On s’attend à ce que l’établissement fasse part publiquement du programme et communique ses étapes clés et ses retombées au corps professoral et aux autres intervenants en utilisant de façon régulière différents outils de communication pendant la période de subvention. Les établissements peuvent remplir cette condition de différentes façons, notamment en témoignant sur leur site des retombées de la subvention du Fonds de soutien à la recherche, en envoyant des avis par courriel aux intervenants de la communauté, en publiant des articles ou des comptes rendus dans des bulletins, en organisant des réunions, en donnant des présentations, etc.

Les établissements doivent présenter un sommaire de leur stratégie de communication liée au Fonds de soutien à la recherche lorsqu’ils soumettent leur demande (sur le formulaire de validation des organismes affiliés). En produisant les rapports exigés à la fin de la période de subvention, les établissements doivent expliquer dans leur rapport annuel sur les résultats la façon dont leur stratégie de communication a été mise en œuvre.


État des dépenses

Quel que soit le montant de la subvention, tous les établissements qui obtiennent une subvention doivent remplir et soumettre l’état des dépenses. L’état des dépenses rend compte des fonds dépensés par un établissement dans chacune des cinq catégories de dépenses admissibles au cours de la période visée par le rapport.

L’état des dépenses doit faire état des dépenses suivantes imputées à la subvention :

  • les fonds transférés aux hôpitaux et établissements affiliés (remarque : les établissements de recherche affiliés avec lesquels un établissement parent a partagé une subvention doivent remettre un rapport à l’établissement parent tous les ans);
  • le total des engagements en cours, à savoir les dépenses engagées ou les services obtenus avant la date d’expiration de la subvention mais pour lesquels la facture n’a pas été réglée avant le 31 mars de l’exercice visé par le rapport (remarque : tous les engagements en cours doivent être réglés avant le 30 juin de l'exercice suivant).

Présenter l’état des dépenses

Tous les établissements doivent présenter l’état des dépenses en ligne dans le site extranet du Fonds de soutien à la recherche. Ne pas envoyer un exemplaire papier au Secrétariat. La présentation en ligne se fait en deux temps.

PARTIE 1 – Validation et approbation par la personne-ressource principale

La personne-ressource principale de l’établissement doit ouvrir une session dans le site extranet en utilisant son code d’utilisateur et son mot de passe.

  1. Cliquez sur l’exercice financier approprié dans le tableau au bas de la page État des dépenses pour ouvrir et remplir l’état des dépenses (les états des dépenses non soumis s’affichent sous forme d’hyperliens actifs).
  2. Cliquez sur « Valider contenu » dans le tableau pour confirmer l’exactitude des renseignements.
  3. Approuvez l’état des dépenses en cliquant sur « Terminer » dans le tableau (cette fonction permet à la personne-ressource principale d’approuver l’état des dépenses).
  4. Le message « À l’étude par la personne-ressource pour les questions financières » s’affichera dans le tableau.
  5. Envoyez un courriel à la personne-ressource pour les questions financières afin de lui demander d’ouvrir une session dans le site extranet en utilisant l’information de son compte pour approuver et présenter l’état des dépenses.

PARTIE 2 – Approbation et présentation par la personne-ressource pour les questions financières

La personne-ressource pour les questions financières doit ouvrir une session dans le site extranet en utilisant son code d’utilisateur et son mot de passe.

  1. La personne-ressource pour les questions financières doit passer en revue l’état des dépenses et le présenter en cliquant sur « Soumettre » avant la date limite.
  2. La date de présentation s’affichera à côté de l’exercice financier dans le tableau, ce qui confirmera que l’état des dépenses a bel et bien été présenté.

Apporter des changements à l’état des dépenses

Pour modifier un état des dépenses déjà approuvé par la personne-ressource principale, la personne-ressource pour les questions financières doit le déverrouiller pour que des modifications puissent y être apportées. Lorsque l’état des dépenses a été déverrouillé, il faut répéter les étapes 2 à 7 ci-dessus.

Une fois présenté par la personne-ressource pour les questions financières, l’état des dépenses ne peut plus être déverrouillé ni modifié.


Rapport sur les résultats

Les établissements qui reçoivent une subvention de 25 000 $ ou plus du Fonds de soutien à la recherche doivent remplir et présenter un rapport sur les résultats. Avec des renseignements provenant d’autres sources, le rapport sur les résultats fait partie du cadre de mesure du rendement du Fonds, et il contribue à l'élaboration.du rapport au gouvernement fédéral et au grand public sur les investissements effectués par le truchement du Fonds.

Le rapport sur les résultats contient des données sur :

  • les investissements de l’établissement destinés au soutien à la recherche au cours de la période allant du 1er avril au 31 mars de chaque année;
  • la capacité de recherche et de soutien à la recherche de l’établissement;
  • le volume des activités visant le soutien à la recherche;
  • la manière dont l’établissement satisfait aux exigences du Fonds de soutien à la recherche en matière de reddition de comptes.

Remarque : les hôpitaux et établissements de recherche affiliés avec lesquels un établissement parent a partagé une subvention doivent remettre chaque année un rapport à l’établissement parent. Il incombe à ce dernier de préciser la présentation et le contenu exacts nécessaires et d’intégrer l’information reçue dans son rapport sur les résultats.

Présentation du rapport sur les résultats

Les établissements qui reçoivent une subvention de 25 000 $ ou plus du Fonds de soutien à la recherche doivent remplir un rapport sur les résultats et le présenter en ligne au moyen de FluidSurveys, et ce, avant la date limite indiquée.

La personne-ressource principale de l’établissement est chargée de remplir et de présenter le rapport sur les résultats au nom de son établissement. Elle peut utiliser le formulaire PDF du rapport sur les résultats à titre de référence pour faciliter les discussions internes sur le contenu à inclure dans le rapport.

Chaque année, au début du printemps, le lien FluidSurveys et le mot de passe menant au rapport sur les résultats sont fournis aux établissements dans le site extranet du Fonds de soutien à la recherche. Quand le lien est activé et que le rapport est disponible, le Fonds en informe par courriel les deux premières personnes-ressources des établissements (en utilisant les coordonnées qui apparaissent dans le site extranet).

Au moment de présenter le rapport sur les résultats, veuillez noter que :

  • le Secrétariat n’accepte que les versions électroniques présentés au moyen de FluidSurveys;
  • les établissements ont la possibilité d’apporter des modifications à leur rapport et de les enregistrer avant de le présenter;
  • une fois le rapport présenté, il n’est plus possible de le modifier.

Soutien technique

Si vous éprouvez des difficultés techniques, notamment pour imprimer, obtenir un aperçu avant impression ou enregistrer vos formulaires électroniques, ou si vous devez récupérer votre code d’utilisateur ou votre mot de passe, veuillez communiquer avec :

soutienweb@rsf-fsr.gc.ca
613-995-4273

Renseignements supplémentaires

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les exigences en matière de reddition de comptes et de mention publique du soutien obtenu du Fonds de soutien à la recherche, communiquez avec :

information@rsf-fsr.gc.ca
613-992-5139