Guide d’administration financière


On décrit dans le présent guide, les modalités d’administration des fonds versés dans le cadre du Fonds de soutien à la recherche.

Personnes-ressources de l’établissement
Responsabilités et obligation de rendre compte
Admissibilité continue
Surveillance financière des comptes
Non-respect
Suspension ou annulation d’une subvention
Responsabilisation et mention publique du soutien obtenu
Ententes avec les établissements affiliés
Utilisation des fonds de la subvention – Principes généraux 
Durée
Valeur
Calendrier des versements
Dépenses excédentaires
Engagements en cours
Fonds résiduels ou non utilisés
Tenue de dossiers
Renseignements supplémentaires


Personnes-ressources de l’établissement

Le Secrétariat des programmes interorganismes à l’intention des établissements (SPIIE) tient les établissements à jour en transmettant de l’information et des mises à jour sur le programme aux personnes-ressources inscrites dans la page Portfolio des établissements dans leur compte extranet du Fonds de soutien à la recherche. Il incombe à l’établissement de garder les coordonnées à jour et de s’assurer qu’elles sont complètes.


Responsabilités et obligation de rendre compte

Les subventions du Fonds de soutien à la recherche sont attribuées aux établissements admissibles pour assumer une partie des coûts indirects engagés pour soutenir la recherche financée par le gouvernement fédéral. Ce sont des coûts que les établissements engagent et qui ne sont pas attribuables à des projets de recherche particuliers, notamment les coûts administratifs centraux et départementaux.

Le Secrétariat et le Fonds de soutien à la recherche

Conformément aux lois et aux politiques fédérales régissant les subventions, le Secrétariat vérifie l’admissibilité de l’établissement au Fonds de soutien à la recherche et vérifie qu’il a le droit d’obtenir la subvention en question.

  • Le Secrétariat effectue des versements par l’entremise de la Division des finances du CRSH.
  • Tous les versements subséquents sont assujettis aux crédits parlementaires et aux conditions qui s’y rapportent. Les organismes subventionnaires (les Instituts de recherche en santé du Canada [IRSC], le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie [CRSNG] et le Conseil de recherches en sciences humaines [CRSH]) et le Fonds de soutien à la recherche se réservent le droit de reporter ou de suspendre les versements subséquents si les crédits parlementaires sont réduits ou annulés.

L’établissement
La subvention est administrée par l’entremise de l’établissement selon les modalités de l’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche.

  • Chacun des établissements qui reçoivent des fonds du programme établit des procédures, des systèmes et des contrôles appropriés pour s’assurer que les politiques et les exigences du programme sont respectées. Les procédures administratives et celles touchant le personnel et la comptabilité doivent se conformer aux normes, aux pratiques et aux politiques de l’établissement.
  • Si la situation s’y prête, l’établissement devrait obtenir des conseils ou demander une décision du Secrétariat quant à l’admissibilité des dépenses.
  • Le détenteur de subvention, qui est normalement le responsable ou le recteur de l’établissement, autorise les dépenses à partir du compte de la subvention conformément aux lignes directrices du programme. Le détenteur de subvention peut déléguer l’autorisation des dépenses à quelques personnes.
  • L’établissement doit ouvrir un compte séparé pour la subvention et doit clairement consigner tous les versements au compte ou à partir de celui-ci et regrouper ces versements selon les cinq catégories de dépenses.
L’établissement autorise les dépenses selon les politiques et les exigences du programme, comme le décrit le présent guide. Nul ne peut effectuer ou autoriser des dépenses à partir du compte de la subvention sans avoir obtenu l’autorisation déléguée de l’établissement.

Admissibilité continue

Pour se conformer à la politique gouvernementale, le programme doit, chaque année, confirmer l’admissibilité d’un établissement avant de lui verser de nouveaux fonds de subvention. Les établissements doivent confirmer leur admissibilité à l’étape de la présentation de demande de subvention, à l’aide du « Formulaire de validation des organismes affiliés ».


Surveillance financière des comptes

Des représentants des organismes subventionnaires (IRSC, CRSNG et CRSH) et du Secrétariat examinent périodiquement l’administration financière de l’établissement pour :

  • évaluer si l’établissement dispose des outils financiers ou administratifs nécessaires à une gestion judicieuse et efficace de sa subvention;
  • examiner l’efficacité des procédures, des systèmes et des contrôles de l’établissement afin de s’assurer que les politiques et les exigences de l’organisme et du programme sont respectées et que les fonds du programme sont bien gérés;
  • examiner les dépenses du compte afin de s’assurer qu’elles sont conformes aux politiques et aux exigences établies et qu’elles sont employées à bon escient (les établissements doivent être prêts à présenter la documentation justificative pour l’ensemble des dépenses imputées à la subvention du Fonds de soutien à la recherche);
  • partager et diffuser l’information sur les politiques, les exigences et les attentes afin d’assurer la responsabilisation financière.

Non-respect

Les détenteurs d’une subvention (et leurs établissements affiliés) sont responsables d’affecter les fonds de la subvention selon les politiques des organismes (IRSC, CRSNG et CRSH), y compris le présent guide, et de fournir de l’information juste, complète et précise sur la documentation des dépenses tirées du compte de la subvention.

Les infractions relativement à la conformité sont les suivantes :

  • utiliser des fonds de la subvention à des fins qui ne sont pas conformes aux politiques des organismes subventionnaires;
  • détourner des fonds de la subvention;
  • enfreindre les politiques financières des organismes (notamment les politiques du présent guide);
  • fournir de l’information incomplète, inexacte ou faussée sur la documentation des dépenses tirées du compte de la subvention.

Pour obtenir de l’information sur la façon dont les organismes subventionnaires gèrent les allégations d’infraction, veuillez consulter le document Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche (section 6.1). Selon les organismes, l’inconduite correspond à toute action qui n’est pas conforme aux principes d’intégrité et d’éthique tels qu’ils sont définis dans ce cadre de référence.

Les questions touchant une mauvaise gestion des finances, là où il y a des preuves de fraude ou d’autres activités illicites, sont confiées aux autorités concernées selon la Directive sur les pertes de fonds et de biens du Conseil du Trésor.


Suspension ou annulation d’une subvention

Le Comité directeur du Secrétariat se réserve le droit de suspendre ou d’interrompre une subvention si l’établissement cesse de répondre aux critères d’admissibilité ou de répondre aux exigences en matière de responsabilisation, de mention publique du soutien obtenu ou de rapports du programme. Il se réserve également le droit de recouvrer les sommes versées à un établissement après que celui-ci a cessé de répondre aux critères d’admissibilité ou si des renseignements frauduleux ou inexacts ont été fournis.


Responsabilisation et mention publique du soutien obtenu

Le soutien financier du Fonds de soutien à la recherche représente un investissement de la part des contribuables canadiens. On compte, parmi les responsabilités du programme à l’égard de l’utilisation des fonds de la subvention, l’obligation d’informer le public canadien ainsi que les intervenants du programme du nom des détenteurs de subvention et de la façon dont les fonds seront attribués afin de réaliser les objectifs du programme. On s’attend à ce que les détenteurs de subvention mentionnent publiquement les fonds obtenus et à ce qu’ils fassent mieux connaître la valeur et les impacts du programme au sein de la communauté des chercheurs et du milieu de recherche canadien, afin d’assurer la responsabilisation auprès des intervenants (chercheurs, organismes affiliés, partenaires de l’industrie et contribuables canadiens).

Il existe différentes exigences en matière de responsabilisation et de mention publique du soutien obtenu pour les établissements jouissant d’un soutien dans le cadre du programme. Ces exigences varient selon le montant de la subvention reçue. Le cas échéant (selon la valeur de la subvention et les exigences correspondantes), les établissements doivent s’assurer de répondre à ces exigences pendant les trois étapes du cycle de vie du programme : 1. la demande de subvention, 2. la période de subvention, et 3. la fin de la période de subvention.

Tout défaut de se conformer à ces exigences entraînera la récupération des fonds ou l’arrêt des paiements. Le non-respect des exigences pourrait également nuire à l’admissibilité d’un établissement à une subvention dans les années à venir. Les établissements doivent continuer de se conformer aux exigences en matière de responsabilisation et de mention publique du soutien obtenu du programme pendant la période de subvention pour conserver leur admissibilité au programme.

Les établissements sont tenus d'afficher l'information relative à la responsabilisation et à la mention publique du soutien obtenu dans le cadre du Fonds de soutien à la recherche sur leur site Web pendant au moins cinq ans (information classée par exercice financier).


Ententes avec les établissements affiliés

Comme condition d’obtention du financement, les établissements doivent avoir conclu des ententes officielles et valides avec chacun des instituts de recherche en santé qui leur sont affiliés. Pour les autres types d’établissements affiliés, l’établissement demandeur et l’établissement affilié peuvent choisir de conclure ou non une entente officielle. Dans tous les cas de transfert de fonds de l’établissement demandeur à un établissement affilié, il faut conclure une entente officielle avant de transférer les fonds.

Veuillez noter que le Secrétariat se réserve le droit de demander une copie de ces ententes à tout moment.

Contenu des ententes avec les établissements affiliés
À tout le moins, les ententes doivent comprendre ce qui suit :

  • une indication de la nature de la relation entre l’établissement demandeur et l’établissement affilié – l’établissement demandeur fournit souvent divers services de soutien aux chercheurs travaillant dans les instituts de recherche en santé affiliés et, pour cette raison, conserve en général une partie de la subvention du Fonds de soutien à la recherche associée à la recherche de l’établissement affilié;
  • une justification de la répartition convenue des fonds. Cela est particulièrement important dans les cas où l’établissement demandeur a négocié une entente de partage différente avec chacun de ses établissements affiliés;
  • une explication de la manière dont la part de la subvention qui revient à l’établissement affilié sera calculée et une indication de la proportion de cette somme que recevra l’établissement affilié.

Responsabilités de l’établissement demandeur liées aux établissements affiliés
Les établissements ayant des affiliés sont responsables de ce qui suit :

  • déterminer l’emplacement des chercheurs afin de calculer la part de la subvention qui est attribuable à l’établissement affilié;
  •  répondre aux exigences en matière de rapports, y compris un échéancier quant à la soumission de l’information par l’établissement affilié au détenteur de la subvention aux fins de la demande annuelle de subvention, du rapport sur les résultats et de l’état des dépenses;
  •  respecter les délais relatifs au transfert de fonds de l’établissement demandeur à l’établissement affilié;
  •  répondre aux conditions de financement (comme on le décrit dans le site Web du programme, p. ex. les dépenses admissibles);
  • établir la durée pendant laquelle l’entente demeure en vigueur et les conditions en vertu desquelles elle peut être modifiée.

L’établissement demandeur est responsable de veiller à ce que ses établissements affiliés comprennent et respectent les conditions de financement du programme, tel qu’on le décrit dans ce guide (p. ex. les dépenses admissibles).


Utilisation des fonds de la subvention – Principes généraux

Les fonds doivent servir à régler les coûts indirects (p. ex. les coûts administratifs centraux et départementaux) que les établissements assument pour soutenir leurs activités de recherche financées par le gouvernement fédéral, mais qui ne sont pas attribuables à des projets de recherche particuliers.

Les établissements doivent se servir des fonds aux fins pour lesquelles la subvention a été attribuée et conformément aux politiques et aux lignes directrices du programme et de l’établissement.

Les fonds doivent être dépensés de manière efficace et judicieuse, et les dépenses doivent être essentielles au soutien de la recherche financée par le gouvernement fédéral au sein de l’établissement.

Les subventions du programme doivent s’ajouter, et non se substituer, aux autres fonds à l’appui de la recherche que les établissements d’enseignement postsecondaire ont reçus du gouvernement provincial, du secteur privé ou d’autres sources du gouvernement fédéral.

Les subventions du Fonds de soutien à la recherche peuvent être utilisées autant pour assumer de nouvelles dépenses que pour maintenir le niveau actuel de services et de soutien du milieu de la recherche d’un établissement, apporter des améliorations, réaliser des économies et favoriser l’innovation dans la gestion de cette infrastructure.

Les établissements doivent s’assurer que les fonds servent exclusivement à régler des dépenses admissibles.

Durée 

Les subventions ne sont attribuées que pour un an. Les établissements doivent faire une nouvelle demande chaque année pour continuer à recevoir du financement.

Les établissements doivent dépenser les fonds pendant l’année pour laquelle ils ont été attribués.


Valeur 

Le Secrétariat calcule la valeur de la subvention de chacun des établissements selon le financement que les chercheurs de l’établissement ont reçu des trois organismes subventionnaires – les IRSC, le CRSNG et le CRSH – au cours des trois années les plus récentes pour lesquelles il existe des données et en fonction du budget du Fonds de soutien à la recherche pour l’année en question.


Calendrier des versements

Les subventions sont versées aux établissements selon le calendrier des versements du programme.


Dépenses excédentaires

Le programme et les organismes ne sont pas responsables des dépenses ou des engagements des établissements qui dépassent les fonds versés au compte de l’établissement pour les périodes financières actuelles et antérieures. Ces dépenses ou engagements sont la responsabilité de l’établissement.


Engagements en cours

Les engagements en cours ne sont admissibles que si les dépenses ont été engagées, mais que les factures n’ont pas été réglées au cours de la période se terminant le 31 mars. Ces dépenses doivent toutefois être acquittées au plus tard à la fin du mois de juin.

L’état des dépenses annuel doit contenir la liste des engagements en cours.


Fonds résiduels ou non utilisés

Les fonds non utilisés ne peuvent pas être transférés au fonds général de la recherche de l’établissement ni reportés à l’exercice financier suivant. Ils doivent être remis à la Division des finances du CRSH par chèque libellé à l’ordre du Receveur général du Canada, le tout accompagné de l’état des dépenses final.

Remettre les fonds non utilisés

Pour remettre le solde non dépensé, les contacts principaux et financiers de l’établissement doivent ouvrir une session sur l’extranet du Fonds de soutien à la recherche et présenter un état des dépenses final. En raison d’une contrainte d’ordre technique dans le système, le formulaire de l’état des dépenses ne peut pas être présenté à moins que les dépenses totales indiquées dans l’état des dépenses final correspondent exactement au montant de la subvention du Fonds de soutien à la recherche attribuée à l’établissement. Par conséquent, l’établissement doit indiquer les montants dépensés et non utilisés dans le formulaire, de sorte que toutes les catégories de dépenses présentent un total équivalent à la subvention totale accordée. Si l’ensemble des catégories sont utilisées pour les dépenses réelles, le montant non utilisé doit être additionné à n’importe laquelle des cinq catégories.

Le contact financier doit alors transmettre un courriel à l’adresse suivante : information@rsf-fsr.gc.ca, indiquant qu’il y a des fonds de subvention non utilisés. Le contact financier devrait joindre au courriel une copie imprimée et signée de l’état des dépenses comportant les corrections à la main indiquant les bons montants ou les montants réels utilisés et non utilisés, dans les catégories correspondantes. Le contact financier doit alors transmettre un chèque au montant non dépensé libellé à l’ordre du Receveur général du Canada à l’adresse suivante :

Fonds de soutien à la recherche
a/s Secrétariat des chaires
350, rue Albert
CP 1610
Ottawa (Ontario)
K1P 6G4


Tenue de dossiers

Chaque année, les établissements doivent présenter un rapport sur les résultats annuel, y compris un état des dépenses annuel, afin de faire état de l’utilisation et de l’impact de la subvention qui leur a été versée dans le cadre du Fonds de soutien à la recherche. Ces rapports doivent être accompagnés de preuves démontrant comment les fonds ont été dépensés.

Preuves à l’appui

L’établissement doit tenir des dossiers exhaustifs et précis concernant l’utilisation des fonds du programme, y compris des pistes de vérification vérifiables et une documentation complète à l’appui de chacune des transactions, pendant au moins sept ans.

L’établissement est responsable de l’autorisation des dépenses à partir du compte de la subvention selon les exigences, les conditions de la subvention et les politiques de l’établissement et du programme. Nulle autre partie ne peut effectuer ou autoriser des dépenses à partir du compte sans avoir obtenu l’autorisation déléguée par écrit de l’établissement.

Signatures

Toutes les demandes de remboursement doivent porter la signature du représentant ou de la personne déléguée de l’établissement. L’autorisation certifie que :

  • toutes les dépenses réclamées ont été engagées aux fins pour lesquelles la subvention a été attribuée;
  • toutes les dépenses réclamées sont des dépenses admissibles;
  • tous les biens ou les services ont été reçus;
  • les dépenses comprises n’ont pas fait l’objet d’une demande de remboursement auprès d’une autre source;
  • les remboursements de dépenses reçus d’autres sources ou d’autres établissements ont été indiqués à l’établissement chargé de l’administration.

Conservation de la documentation d’appui

Il faut conserver la documentation à l’appui de la méthode d’attribution et de la justification ainsi que de l’ensemble des dépenses imputées au compte de la subvention. Cette documentation comprend ce qui suit :

  • une ventilation complète de l’attribution des subventions du Fonds de soutien à la recherche au sein de l’établissement (et des établissements affiliés) et les dépenses totales par catégorie, sommes qui doivent correspondre à la valeur totale de la subvention attribuée à l’établissement;
  • la méthode d’attribution des fonds à l’interne et une justification;
  • la documentation concernant l’approbation de la méthode d’attribution et de la justification par les autorités de l’établissement (p. ex. le compte rendu des réunions où le tout a été approuvé ou le document d’autorisation signé).

Personnel :

  • les dossiers signés au sujet du personnel rémunéré à partir des fonds de la subvention, y compris les noms, les catégories, les niveaux de salaire et le lien aux objectifs du Fonds de soutien à la recherche ;
  • la durée du soutien dans chacun des cas; les détails des avantages sociaux des employés et les calculs pertinents.

Matériel et fournitures :

  • les factures des fournisseurs où les achats sont détaillés;
  • les prix payés.

Coûts inhérents au soutien à la recherche liés à d’autres programmes de financement fédéraux

Les établissements ne peuvent pas utiliser leur subvention pour assumer les coûts inhérents au soutien à la recherche liés à d’autres programmes de financement des trois organismes fédéraux si une subvention ou une bourse couvre déjà les coûts indirects de la recherche (p. ex. le Programme des chaires de recherche du Canada, le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada, le Programme d'innovation dans les collèges et la communauté, le Fonds d’excellence en recherche Apogée Canada, etc.). Ces programmes permettent aux établissements d’utiliser une part raisonnable du financement afin d’assumer les coûts liés au soutien de la recherche.

Cinq catégories de dépenses

Les fonds doivent servir à couvrir des dépenses courantes liées à des travaux de recherche financés par le gouvernement fédéral dans le cadre des cinq catégories.

Obligation de rendre compte

Chaque année, les établissements doivent soumettre un rapport sur les résultats afin d’expliquer comment ils ont dépensé les fonds reçus et géré leur subvention du Fonds de soutien à la recherche.

Le Secrétariat suspendra le versement des fonds aux établissements qui ne soumettent pas les rapports exigés. L’établissement qui ne répond pas à cette exigence sera automatiquement inadmissible au programme l’année de subvention suivante.


Renseignements supplémentaires

Si vous avez des questions au sujet de l’administration des subventions du Fonds de soutien à la recherche, veuillez communiquer avec information@rsf-fsr.gc.ca.